Comic Sans jest już tylko komiczny, czyli 7 wskazówek jak poprawnie napisać wiadomość e-mail

1
393

Comic_Sans_jest_juz_tylko_komiczny_czyli_7_wskazowek_jak_poprawnie_napisac_wiadomosc_email

Kontynuujemy cykl poradników dotyczących poprawnej komunikacji e-mailowej. Pisaliśmy już o sztuce – czasem niełatwej – komunikacji mailowej z klientem, potem skupiliśmy się na kilku technikaliach, które mimo że dla wielu są niby oczywiste, w praktyce bardzo często są pomijane albo stosowane w sposób niezgodny z etyką mailowego savoir vivre. Dziś zapraszamy Was na kolejną część poradnika dotyczącego technicznie dobrych (poprawnych) e-maili, a skupimy się przede wszystkim na fontach, ich różnorodności, stylach – jednym słowem składamy hołd prostocie i zasadzie zachowania umiaru.

1. Comic Sans jest już tylko komiczny

W mailach postaw na prostotę i minimalizm. Przekaz ma być w końcu naładowany treścią, a nie bogactwem czcionek. Zastosuj najlepiej jeden rodzaj czcionki i nie przesadzaj z różnicowaniem jej rozmiarów czy kolorów. Wytłuszczenie najważniejszych elementów w tekście – oczywiście jest pożądane, ale zgodnie ze złotą zasadą zachowania umiaru i konsekwencji. Jeśli przesadzisz – odniesiesz skutek odwrotny od zamierzonego.

Pamiętaj – tak bardzo popularny niegdyś font Comic Sans nie jest ani ładny, ani tym bardziej profesjonalny. Czy wiesz, że stworzony został z myślą o tekstach w komiksowych dymkach? No właśnie. Tam może prezentuje się dobrze, w komunikacji biznesowej – zdecydowanie nie!

Stosuj czcionki, które najczęściej określone są już odgórnie, w dokumencie identyfikacji wizualnej firmy (tzw. brandbooku). Jeśli tak nie jest – wybieraj proste fonty, bez ozdobników, tzw. fonty bezszeryfowe. To one właśnie wiodą prym w świecie Internetu, ze względu m.in. na swoją czytelność. Fonty bezszeryfowe, czyli jakie? Zapewne doskonale znane Ci: Arial, Helvetica, Calibri, Century Gothic, Verdana, Tahoma.

2. Bold, Kursywa, Podkreślenie, kolory wyróżnienia tekstu – w nadmiarze nie smakują dobrze

Pisząc wiadomość na pewno nie raz sobie pomyślałeś: „To jest ważne, dlatego wybolduję, a potem dorzucę jeszcze podkreślenie, żeby czytający mojego maila na pewno zrozumiał moje intencje i we właściwy sposób odebrał to, co chcę mu przekazać”. To trochę tak, jakby ten dodatkowy element miał jeszcze bardziej podkreślić rangę czy znaczenie tego konkretnego fragmentu naszej wypowiedzi. Błąd. Jednoczesne zastosowanie w mailu różnych stylów fontów, nie wygląda dobrze i na pewno nie sprawi, że tekst będzie bardziej czytelny, raczej w odczuciu odbiorcy – wszystkiego będzie za dużo, zwłaszcza jeśli powtórzymy to w tekście wielokrotnie. Skup się na jednym stylu fontów i konsekwentnie się nim posługuj w ramach jednego maila. Stosuj np. tylko pogrubienie albo tylko podkreślenie. W zewnętrznej komunikacji służbowej zrezygnuj z funkcji użycia kolorów wyróżnienia tekstu.

3. Nie krzycz na mnie DUŻYMI LITERAMI

Zapewne Twoja intencja jest inna, ale kapitaliki w tekście często odbierane są jako krzyk albo przejaw agresji autora. Niestety wiele osób w ten sposób nieumiejętnie zaznacza najistotniejsze elementy wiadomości.

Wyczuleni na tym punkcie są zwłaszcza forumowicze, którzy bardzo często wytykają innym tego typu praktyki. „Wielkie litery” niby nic takiego, ale najbardziej straci na tym przekaz Twojej wiadomości, bo zupełnie neutralna treść może zostać odebrana w negatywny sposób. Podobnie zresztą jak i Twoja osoba.

4. Elementy graficzne zadbane w szczególe

Tego na pewno nie trzeba przypominać, ale skoro już skupiamy się na poszczególnych elementach maila, grafiki także nie sposób pominąć, choć w korespondencji służbowej poza firmą przeważają jednak wiadomości tylko tekstowe. Jeżeli jednak już się pojawią, zawsze wstawiamy je tak, by były czytelne. Ze zrzutów ekranu, zwłaszcza w korespondencji z osobami spoza firmy, wycinamy nasze prywatne dane, zakładki w przeglądarce itp. Na zrzutach ekranu pikselujemy dane wrażliwe: nazwiska, nazwy firm, numery telefonu itp. Jeśli skalujemy grafiki to zachowując współczynnik proporcji, czyli trzymając wciśnięty klawisz CTRL.

5. To może jeszcze emoji?

Emoji pozostaw głównie dla Facebooka, innych mediów społecznościowych i prywatnych wiadomości na Messengerze. Jeżeli z Klientem, dostawcą czy kontrahentem jesteś w bliższych biznesowo relacjach, uśmiechnięte emoji może być miłym dodatkiem, żeby złagodzić np. zbyt formalny wydźwięk wiadomości, ale po raz kolejny – lepiej mniej, niż więcej.

6. Załącznik

Załączniki wysyłane poza organizację wysyłaj w formacie nieedytowalnym, np. PDF. Dotyczy to m.in. ofert, cenników, prezentacji itp.

7. Hierarchia stanowiskowa, czyli od kogo by tu zacząć

Wysyłając wiadomość do dużego grona adresatów pamiętaj o zasadzie hierarchii stanowiskowej. Najpierw dołącz do korespondencji osoby zajmujące najwyższe stanowiska w organizacji.

Dla lepszego zapamiętania powyższych zasad przygotowaliśmy pomocną infografikę.Comic_Sans_jest_juz_tylko_komiczny_czyli_7_wskazowek_jak_poprawnie_napisac_wiadomosc_email

Comic Sans jest już tylko komiczny, czyli 7 wskazówek jak poprawnie napisać wiadomość e-mail
4.3 (86.67%) 3 votes

1 KOMENTARZ

  1. Nie ma DUŻYCH LITER – są WIELKIE.

    7. Hierarchia stanowiskowa, czyli od kogo by tu zacząć
    Wysyłając wiadomość do dużego grona adresatów pamiętaj o zasadzie hierarchii stanowiskowej. Najpierw dołącz do korespondencji osoby zajmujące najwyższe stanowiska w organizacji.

    – Czy to naprawdę ma znaczenie? Czy jakikolwiek odbiorca zwraca na to uwagę?

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here